브로셔 보내고, 샘플 보내고, 연락이 끊겼다면
해외 바이어에게 브로셔나 샘플을 보낸 뒤 연락이 끊기는 경우가 매우 많습니다. 브로셔 전달 후 바로 온라인 미팅을 잡는 법과, 샘플 발송 후 3단계 팔로업 프로세스를 정리했습니다.
해외 바이어에게 브로셔를 보냈는데 답이 없고, 샘플을 보냈는데 "잘 받았다"는 말 이후로 조용해지는 경우는 정말 많습니다. 많은 기업이 이 침묵을 "관심이 없나 보다"로 해석하고 멈춥니다. 하지만 바이어 쪽에서 보면, 바쁜 일주일 사이에 우선순위에서 밀렸을 뿐인 경우가 훨씬 많습니다.
이 글은 브로셔와 샘플 이후 무엇을 해야 하는지에 대한 이야기입니다. 바이어를 찾는 단계는 살아있는 바이어 데이터 글에, 견적과 결제 절차는 수출 기초지식 글에 정리해 두었습니다.
연락이 끊기는 두 지점
| 지점 | 흔한 상황 | 실제로 일어나는 일 |
|---|---|---|
| 브로셔 전달 후 | PDF를 메일로 보내고 답을 기다림 | 바이어는 첨부파일을 열지 않았거나, 열었어도 핵심을 못 찾고 넘김 |
| 샘플 발송 후 | "Received, thanks" 이후 침묵 | 샘플이 책상 위에 놓여 있고, 누가 언제 평가할지 정해지지 않음 |
두 경우 모두 바이어가 거절한 것이 아닙니다. 다음 단계가 정해지지 않은 채로 공이 바이어에게 넘어갔을 뿐입니다. 팔로업의 목적은 재촉이 아니라, 다음 단계를 함께 정하는 것입니다.
브로셔는 보내는 것이 아니라 설명하는 것
브로셔를 보냈다면 거기서 끝내지 말고 바로 온라인 미팅을 잡으세요. 20~30분이면 충분합니다. 바이어가 20페이지짜리 PDF를 혼자 읽고 가치를 찾아 주기를 기대하는 것보다, 내가 그중 이 바이어에게 의미 있는 두세 가지를 직접 짚어 주는 편이 훨씬 빠릅니다.
- 브로셔를 보낼 때 미팅 제안을 함께"자료를 보내 드립니다"로 끝내지 말고, 20분 온라인 미팅 가능 시간 두세 개를 함께 제안합니다.
- 미팅 전에 이 바이어에게 맞는 부분 고르기바이어의 취급 품목, 판매 채널, 시장에 맞는 제품과 사례를 두세 개만 고릅니다. 전체를 다 설명하지 않습니다.
- 미팅에서는 설명보다 반응 확인"이 중 어떤 제품이 귀사 채널에 맞을 것 같나요?", "지금 공급처를 볼 때 가장 중요한 기준이 무엇인가요?"처럼 묻고 듣습니다.
- 미팅 끝에 다음 단계 하나를 합의샘플, 견적, 내부 검토 일정 중 하나를 날짜와 함께 정하고 끝냅니다.
브로셔는 바이어가 읽는 것이 아니라, 내가 설명하는 데 쓰는 자료입니다.
샘플은 이미 내 돈이 나간 일
브로셔는 보내는 데 돈이 거의 들지 않지만, 샘플은 다릅니다. 제품 원가, 포장, 국제 특송비가 이미 나갔습니다. 샘플을 보내고 기다리기만 하는 것은 그 비용을 바이어의 기억력에 맡기는 셈입니다. 그래서 샘플 이후의 팔로업은 브로셔보다 더 체계적이어야 합니다.
샘플 팔로업이 어려운 이유는 바이어 쪽 평가 과정이 보이지 않기 때문입니다. 누가 평가하는지, 무엇을 보는지, 언제 결정하는지를 모르면 언제 연락해야 할지도 모릅니다. 그래서 샘플을 보내기 전에 이 세 가지를 먼저 물어 두는 것이 1단계입니다.
샘플 팔로업 3단계 프로세스
- 발송 전에 확인: 누가 평가하는지, 무엇을 보는지(맛, 성분, 포장, 인증, 가격대), 언제까지 결정하는지
- 발송 당일: 운송장 번호와 예상 도착일 공유
- 도착 확인: 잘 받았는지, 평가 담당자에게 전달됐는지 확인
이 단계의 목표는 "샘플 평가 일정"이 바이어 쪽 달력에 들어가게 하는 것입니다.
- 합의한 평가 일정에 맞춰 15~20분 온라인 미팅을 요청
- 좋았던 점보다 걸리는 점을 먼저 묻기: "판매하기 전에 바꿔야 할 부분이 있다면 무엇인가요?"
- 가격, MOQ, 인증, 포장 중 어떤 것이 다음 걸림돌인지 확인
이 단계의 목표는 거래를 막고 있는 조건 하나를 찾아내는 것입니다.
- 2단계에서 나온 조건을 반영한 견적이나 수정안을 보냅니다
- 첫 주문 규모, 테스트 판매 같은 작은 다음 단계를 제안합니다
- 답이 없다면 재촉 대신 새 정보로 연락합니다: 인증 취득, 다른 시장의 판매 반응, 신제품 소식
이 단계의 목표는 "예" 또는 "아직 아님"이라는 분명한 답을 받는 것입니다. "아직 아님"도 언제 다시 연락할지 정할 수 있는 좋은 답입니다.
"Did you check the sample?"만 반복하는 메일은 바이어에게 숙제를 상기시키는 메시지입니다. 연락할 때마다 바이어에게 도움이 되는 새 정보나 구체적인 선택지를 하나씩 담으세요.
전시회 이후에도 똑같다
해외 전시회에서 명함을 100장 받아 와도, 후속 연락이 늦으면 대부분 리드로 남지 않습니다. 바이어는 그 주에 수십 개 회사를 만났습니다. 전시회 직후 며칠 안에 상담 내용을 짚는 메시지와 온라인 미팅 제안을 보내고, 샘플을 요청한 바이어에게는 위의 3단계를 그대로 적용하세요.
최근에는 K-Brand GLOW WEEK 행사에 올 해외 바이어를 링크드인으로 모으는 프로젝트를 맡았습니다. 바이어를 행사에 부르는 것만큼 중요한 것이 행사 전후로 다음 단계를 정해 두는 일입니다. 지사화사업을 이용 중이라면 현지 무역관 담당자와 팔로업 일정을 공유해 두는 것도 도움이 됩니다.
자주 묻는 질문
샘플은 무료로 보내야 하나요?
정답은 없지만, 샘플비나 특송비를 바이어가 부담하게 하거나 본 주문 시 차감하는 조건을 많이 씁니다. 바이어가 비용을 일부라도 내면 평가에 더 신경을 씁니다.
팔로업은 몇 번까지 해도 괜찮나요?
횟수보다 내용이 중요합니다. 매번 새로운 정보나 구체적인 선택지를 담는다면 서너 번 연락해도 실례가 아닙니다. 같은 질문을 반복하는 연락은 한 번이라도 부담이 됩니다.
온라인 미팅을 거절하는 바이어는 어떻게 하나요?
미팅 대신 2분 이내의 짧은 영상이나, 이 바이어에게 맞는 제품 두세 개만 정리한 한 장짜리 자료를 보내 보세요. 핵심은 전체가 아니라 그 바이어에게 맞는 부분만 보여 주는 것입니다.
샘플을 보낸 뒤 바이어가 완전히 연락을 끊으면요?
새 정보와 함께 한 번 더 연락하고, 그래도 답이 없으면 몇 달 뒤 다시 연락할 대상으로 분류하세요. 담당자가 바뀌었을 수도 있으니 링크드인에서 그 회사의 현재 담당자를 다시 확인해 보는 것도 방법입니다.
브로셔와 샘플이 거래로 이어지도록
바이어 발굴부터 온라인 미팅, 샘플 팔로업, 전시회 전후 관리까지 해외영업 흐름을 함께 설계합니다. 해외영업팀장 대행과 해외 전시회 준비 프로그램도 운영합니다.