해외 전시회 끝나고 받은 명함 50장, 2주 안에 미팅으로 바꾸는 팔로업 순서
해외 전시회 성과는 전후 2주에 정해집니다. 전시회 전 링크드인 사전 연락, 명함 메모 3가지, 귀국 후 48시간 첫 연락, 2주 팔로업까지 메시지 예시와 관리 시트로 정리했습니다.
부스비, 항공권, 호텔, 샘플 운송비까지. 해외 전시회 한 번에 수천만 원이 들어갑니다. 그런데 귀국하고 한 달이 지나면 책상 위에 명함 50장이 그대로 남아 있는 경우가 많습니다. "전시회에 부스를 냈는데 명함만 받고 끝났어요." 수출기업 교육에서 자주 듣는 말입니다.
전시회 성과는 부스에서 정해지지 않습니다. 전시회 전 2주와 전시회 후 2주에 정해집니다. 이 글에서는 전시회를 미팅으로 바꾸는 순서를 전, 중, 후로 나눠 정리했습니다. 메시지 예시는 그대로 복사해서 쓰셔도 됩니다.
전시회 2주 전: 부스에 올 사람을 미리 만든다
전시회장에서 처음 만나는 바이어는 하루에 수십 개 부스를 지나갑니다. 우리 부스에 3분 머문 기억은 금방 사라집니다. 반대로 전시회 전에 이미 한 번 인사를 나눈 사람은 일부러 찾아옵니다.
- 전시회 공식 사이트의 참가사, 바이어 리스트, 연사 명단을 확인합니다. 바이어 매칭 프로그램이 있으면 반드시 신청합니다.
- 링크드인에서 전시회 이름으로 검색합니다. 참가 예정이라고 게시물을 올린 사람, 전시회 해시태그를 쓴 사람이 바로 만날 수 있는 후보입니다.
- 우리 제품과 맞는 회사 20~30곳을 골라 담당자에게 연결 요청을 보냅니다.
- 대표 개인 계정과 회사 페이지에 참가 소식을 올립니다. 부스 번호, 전시할 제품, 만나고 싶은 바이어 유형을 적습니다.
"전시회 전에 관련 파트너를 컨택하는 데에 주저함이 있었는데 덕분에 잘 파악한 것 같습니다." 많은 담당자가 전시회 전에 먼저 연락하는 것을 어색해합니다. 하지만 바이어 입장에서는 미리 연락한 공급사가 준비된 회사로 보입니다.
전시회 당일: 명함 뒤에 3가지를 적는다
명함만 모으면 귀국 후 누가 누구였는지 기억나지 않습니다. 대화가 끝나면 바로 명함 뒷면이나 휴대폰 메모에 세 가지를 적으세요.
1. 무엇에 관심을 보였나
예) 선크림 라인, 비건 인증 제품, PB 생산 가능 여부
2. 다음에 무엇을 보내기로 했나
예) 샘플 3종, 영문 성분표, 할랄 인증서 사본
3. 대화 속 한 장면
예) 다음 달 두바이 매장 오픈 예정, 딸이 한국 드라마 팬
세 번째 메모가 가장 중요합니다. 귀국 후 첫 메시지에 이 한 줄을 넣으면 바이어가 우리 부스를 정확히 떠올립니다. 명함은 그날 저녁 호텔에서 A, B, C로 분류해 두세요.
- A: 구체적인 제품과 수량을 물었다. 귀국 후 48시간 안에 연락.
- B: 관심은 보였지만 시기가 불확실하다. 1주 안에 연락.
- C: 명함만 교환했다. 링크드인 연결 후 콘텐츠로 관계 유지.
전시회 기간에는 부스 사진과 방문객 반응을 짧게 링크드인에 올리세요. 부스에 오지 못한 바이어도 그 게시물을 보고 연락합니다.
귀국 후 48시간: 첫 연락이 늦으면 잊힌다
바이어는 전시회에서 수십 개 공급사를 만났습니다. 일주일이 지나면 우리 부스는 기억 속에서 다른 부스와 섞입니다. A 그룹은 귀국 후 48시간 안에 연락하세요.
이 메시지에는 네 가지가 들어 있습니다. 만난 날짜와 장소, 대화 속 한 장면, 약속했던 자료, 다음 단계 제안. 전시회에서 약속한 자료라면 이때는 첨부파일을 보내도 됩니다. 상대가 요청한 것이기 때문입니다.
이메일과 함께 링크드인 연결 요청도 보내세요. 이메일은 다른 메일에 묻혀도, 링크드인 알림은 이름과 얼굴로 남습니다.
2주 안: 두 번째 연락이 미팅을 만든다
첫 연락에 답이 없어도 실망할 필요가 없습니다. 전시회 직후 바이어는 밀린 업무와 메일을 정리하느라 바쁩니다. 두 번째 연락은 같은 말을 반복하지 말고 새로운 정보를 하나 더하세요.
- 5~7일 뒤: 전시회에서 받은 질문에 대한 추가 답변, 또는 바이어 시장과 관련된 짧은 정보
- 10~14일 뒤: 샘플 발송 여부 확인, 또는 화상 미팅 날짜 두세 개를 구체적으로 제안
- 한 달 뒤: 신제품, 인증 취득, 다른 국가 수출 소식처럼 새 소식이 생겼을 때 다시 연락
명함 50장을 엑셀 한 장으로 관리하기
전시회 후속 관리가 흐지부지되는 가장 큰 이유는 기록이 없어서입니다. 엑셀이나 구글 시트에 아래 열만 만들어도 충분합니다.
- 회사명, 국가, 이름, 직책, 이메일, 링크드인 주소
- 등급(A, B, C), 관심 제품, 대화 속 한 장면
- 약속한 자료, 첫 연락일, 두 번째 연락일, 링크드인 연결 여부
- 현재 상태(답장 없음, 샘플 발송, 미팅 확정, 견적 진행)
한 번 만들어두면 다음 전시회 때 그대로 다시 씁니다. 지난 전시회에서 C였던 바이어가 1년 뒤 A가 되는 경우도 많습니다.
전시회 후속 관리에서 자주 하는 실수
"Thank you for visiting our booth"로 시작하는 단체 메일은 바이어 50명이 똑같이 받습니다. 대화 속 한 장면이 없으면 기억에 남지 않습니다.
바이어가 물어본 것은 특정 제품의 MOQ나 인증서였습니다. 50페이지짜리 카탈로그 대신 물어본 것 한 장만 보내세요.
명함과 대화 기록이 한 사람의 서랍과 메일함에만 있으면, 담당자가 바뀌는 순간 관계가 끊깁니다. 공유 시트와 회사 링크드인 페이지로 기록을 남기세요.
전시회를 1년짜리 영업 채널로 만들기
전시회는 사흘이지만, 그 전후로 링크드인에서 만든 관계는 1년 내내 남습니다. 전시회 전 연결, 전시회 중 게시물, 전시회 후 팔로업까지 한 흐름으로 운영하면 다음 전시회에서는 처음부터 만날 사람이 정해진 상태로 출발합니다.
바이어에게 보내는 메일 문장이 고민이라면 해외 바이어가 첫 메시지를 지우는 7가지 패턴도 함께 읽어보세요.
전시회 참가 전 타깃 바이어 리스트와 사전 연락 메시지, 전시회 후 팔로업 일정까지 팀과 함께 만들어드립니다.